¿Cómo será el sistema de oficina pospandemia?

Por ANA GONZÁLEZ FERRERO Directora de Project Management.

Más contagioso que el Covid es el trabajo colaborativo: la necesidad de volver a los espacios de trabajo, abandonados en marzo de 2020, es una realidad latente en los países latinoamericanos y una tendencia que ya podemos observar poniéndose en práctica en el hemisferio norte.

La mayoría está volviendo a un esquema híbrido, una combinación de trabajo desde la oficina con home office y/o sus variables, como el coworking, trabajo desde un bar o café, etcétera.

En este proceso de volver paulatinamente a las oficinas, se enfrentan dos posturas: lo que quieren los colaboradores y lo que quieren los empleadores.

Desde los colaboradores, el interés está puesto en los arreglos flexibles, que van desde el trabajo por objetivo, a inicios y finales escalonados de horarios de trabajo u horas de trabajo comprimidas. Estos son usados generalmente por todos los colaboradores y en particular por mujeres trabajadoras. Al mismo tiempo, y en una combinación de factores que puede ser desafiante, los colaboradores aspiran a que el inicio de la era híbrida permita restablecer el difuminado límite entre familia y trabajo que han padecido durante la pandemia. También recuperar la vida social, el trabajo colaborativo y las interesantes relaciones profesionales que permite la presencialidad.

Por otro lado, los empleadores se dividen entre los que son fervientes promotores del regreso a las oficinas, especialmente aquellos pertenecientes al sector financiero, y los que buscan reducir su huella al máximo, promoviendo trabajo remoto. Esta última tendencia es menor y tiene un objetivo de reducción de costos fijos coherente con la condición financiera de algunas compañías.

Los que promueven el regreso están pensando en cómo seducir a los colaboradores para que vuelvan, por lo que, convertir a las oficinas en un imán vía amenities es una tendencia que se está observando. Los empleadores entienden que es una nueva era de trabajo que va a permitir políticas de trabajo de mayor flexibilidad que lograrán atraer y retener talento mientras se apoya a la inclusión y diversidad; por lo que están posicionando sus marcas según la flexibilidad que van a ofrecer.

En general, las empresas buscan desarrollar espacios de oficina más colaborativos para ayudar a los empleados a trabajar juntos en persona. Algunos cambios serán más inmediatos, como remodelar salas para una videoconferencia mejorada, insertar espacios colaborativos y espacios cerrados para tomar videoconferencias individualmente.

Teniendo en cuenta este escenario, ¿qué modelo predominará en los próximos años?

La experiencia en el hemisferio norte indica que predominará un modelo híbrido de 2 o 3 veces de asistencia semanal para las grandes compañías, contra una tendencia a volver al modelo de oficina como base en empresas menores. Sin embargo, el sector entiende que deben abordarse las estrategias con capacidad de cambio, ya que son modelos teóricos sin demasiada experiencia que avale su efectividad.

Nos enfrentamos a un futuro de problemas complejos que requieren soluciones efectivas para las cuales nuestras metodologías habituales para operar una oficina no están preparadas. ¿Cómo coordinamos la asistencia al espacio de trabajo de personas on-demand sin sobredimensionar las oficinas? ¿Cómo se articula la logística de tener una cochera cada tres personas y garantizar que el día que llegue con mi auto mi espacio no esté ocupado?

En el mercado ya existen sistemas inteligentes que articulados con nuestros calendarios y emails desde nuestros smartphones nos permitirán gestionar el uso eficiente de los espacios de oficina. Se trata de dispositivos, como tablets, botoneras o sensores, que permitirán maximizar el uso de los recursos para lograr una importante reducción en gastos operativos.

Además, quienes poseen los datos poseen el futuro, por lo que estas herramientas permitirán a cada empresa un efectivo data collection, fundamental para el escenario incierto que se nos presenta: tener trazabilidad de los comportamientos de nuestra población nos va a permitir diagnosticar apropiadamente la operación de la oficina y hacer así los cambios pertinentes con máxima eficiencia.

El temor por algún tipo de caos en la implementación de la oficina híbrida o rechazo de los colaboradores es algo con lo que deberemos lidiar. Lo importante es entender que el cambio es necesario y urgente.

 

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