Los pasillos del depósito del Archivo Central del Poder Judicial guardan más de 700 mil expedientes físicos de todos los procesos judiciales que se realizaron en la provincia desde el año 2000. En sus altos estantes, que superan fácilmente los tres metros están alojadas las causas de miles de personas que alguna vez pasaron por la Ciudad Judicial.
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Los pasillos del depósito del Archivo Central del Poder Judicial guardan más de 700 mil expedientes físicos de todos los procesos judiciales que se realizaron en la provincia desde el año 2000. En sus altos estantes, que superan fácilmente los tres metros están alojadas las causas de miles de personas que alguna vez pasaron por la Ciudad Judicial.
En principio, el Archivo Central es una dependencia del servicio del Poder Judicial que colabora con los juzgados y áreas administrativas. Es un área auxiliar del servicio de Justicia que prestan los juzgados y tribunales.
El Archivo Central, ubicado en la calle Lateral Oeste sin número de Ciudad Judicial, guarda documentación significativa. En la actualidad, el organismo tiene los expedientes judiciales del fuero civil, comercial, familia, laboral y penal desde el año 2000 en adelante.
Este organismo cumple tres funciones. Recepción y conservación de expedientes. Reposición de expedientes a los juzgados. Y su vez, tiene la función de expurga, que es la de procesar expedientes para guarda o para su destrucción (conforme al marco normativo).
El promedio de documentos destruidos anualmente por el Archivo Central del Poder Judicial es de 91.700 expedientes con su respectiva documentación ya que no cumplen con los plazos de guarda, según las Tablas de Retención Documental. El objetivo de este procedimiento es descongestionar de grandes volúmenes de papel a los repositorios del Poder Judicial.
El director del Archivo Central del Poder Judicial, Gustavo Sánchez Alesanco, comentó que todos los expedientes están incorporados en soporte digital.
"Eso es importantísimo. Nosotros tenemos el contendido digitalizado de absolutamente todo. Llegan los expedientes físicos, se incorporan en las cajas, se catalogan y quedan reservados durante un tiempo determinado. Pueden tener movimiento a pedido de los juzgados y vuelven. Siempre hay un registro", declaró a El Tribuno el director del Archivo Central.
El promedio de expedientes ingresados anualmente al organismo del Poder Judicial es de 61.070, mientras que el promedio de requerimientos por los juzgados es de 4.130 expedientes por año. Para tener una magnitud de estos números, hay que aclarar que por día al Archivo Central ingresan 167 y 11 documentos son solicitados por los distintos juzgados.
"Una cosa a tener en cuenta es que ese expediente físico que hoy llega y es solicitado, dentro del plazo de las 24 horas está devuelto al juzgado. Esto nos permite una agilidad y celeridad en los trámites. Acá hay un proceso que tiene comienzo en 2019 como pico máximo de demanda de lo que son las funciones del archivo. Posterior vino la pandemia y, por cuestiones obvias, bajó esa demanda. Pero en ese tiempo tuvimos algo positivo que fue la implementación de ese proceso de la digitalización", remarcó Gustavo Sánchez Alesanco.
¿Cómo impactó toda esta implementación de las herramientas en el Poder Judicial? Ahí comienza lo que es la mesa virtual, las notificaciones y comunicaciones en el correo oficial, la importancia de la implementación del expediente digital y ahora se suma, lo que dentro de poco se va a poner en marcha y es el plan de oralidad, que va a estar implementado por las oficias judiciales.
"Yo creo que esto va a contribuir más a lo que ya vienen sumando todas estas herramientas. Se va a potenciar todo este trabajo. ¿En qué nos benefició a nosotros? Hay 700 mil expedientes, y siguen llegando pidiendo guarda del Archivo, y con el hecho de que se haya implementado el expediente digital logramos que no nos sobrepase el espacio físico. Eso es importantísimo y ya que fue decreciendo lo que es la demanda de lugar. Eso ayuda", destacó el director del Archivo Central del Poder Judicial.
Gustavo Sánchez Alesanco aclaró que esa situación es importante por los beneficios que tiene. Uno de ellos es que al mantenimiento lo hace el personal del Poder Judicial y no se requiere tercerizarlo. También los beneficia en la disminución de los tiempos de respuesta. Cuando se solicita un expediente al Archivo Central se lo tiene en el día en el juzgado. Hay menores costos de mantenimiento en el depósito donde están guardados las miles de causas que son pertenecientes al Poder Judicial.
"Hay una economía procesal. Porque a mí por correo oficial o la mesa de entrada virtual me ingresan los pedidos, cosa que antes era por papel. Entonces ahora lo recibe la mesa de entrada, se le da trámite y por eso la celeridad. Además, se potencia el control interno totalmente. Vos sabés lo que hay y hay una seguridad informática que es destacable", afirmó el funcionario judicial.
Al finalizar, Gustavo Sánchez Alesanco expresó que esta política de digitalización que tuvo el Poder Judicial contribuyó de manera fundamental al Archivo Central como dependencia auxiliar del servicio de justicia.
"Acortar los tiempos de respuesta es fundamental y ahí tenes un aporte enorme del Archivo. Cuando la respuesta es inmediata, entiendo que la contribución a la justicia es enorme. Entonces, desde nuestra función creo que aportamos a la celeridad. Si hablamos de que no sean sobrepasados físicamente los juzgados en cuanto al expediente y tener una recepción eficiente, donde está todo digitalizado, yo creo que la contribución es muy grande", finalizó el director.