¿Cómo aprovechar herramientas colaborativas en empresas?

Las herramientas colaborativas son servicios informáticos que permiten a los usuarios comunicarse y trabajar conjuntamente sin importar que estén reunidos o no en un mismo lugar físico. Se puede compartir información y producir conjuntamente nuevos materiales, resultado de una edición de archivos en equipo.

Son las herramientas utilizadas en la comunicación entre grupos o parejas, aunque ésta sólo sea de forma virtual. Actualmente existen diversas herramientas de este tipo tales como las redes sociales, wikis, blogs, chats y otros recursos específicos. Estas nuevas herramientas de comunicación han permitido de forma eficaz y rápida el traspaso de información y han acortado de una forma u otra las distancias. En el ámbito académico, en particular en la educación superior, las herramientas de trabajo colaborativo son un potente recurso que fácilmente se adapta a diversas necesidades y objetivos.

Todas las herramientas colaborativas para educación

Los LMS, sigla de Learning Management System, son softwares que automatizan la administración de acciones de formación: gestión de usuarios, gestión y control de cursos, gestión de los servicios de comunicación, etc.

LMS

LMS es una plataforma de aprendizaje electrónico. 

La “L”, de “Learning”, hace referencia, precisamente, al aprendizaje. Con un LMS se puede crear una base de datos de cursos online y materiales de capacitación. 

La “M”, de “Management”, hace alusión a la gestión. Se puede administrar cursos y estudiantes, incluso mejorar la eficiencia. La diferencia de LMS con los servicios de intercambio de archivos, es que LMS no es la recopilación de archivos, sino un sistema especialmente organizado para gestionar el proceso de capacitación. Alcanza compartir el acceso con los estudiantes, agregar información, contenido, consignas para que comience a funcionar. 

La “S”, de “System”, habla de un sistema informático. Incluso si los estudiantes viven en diferentes husos horarios, pueden capacitarse con el mismo curso desde sus casas, oficinas, desde un bar o cualquier lugar con acceso a internet. Otra ventaja de estos sistemas, en especial para los docentes, aunque también para alumnos, es que automatizan procesos, estadísticas, reportes y clasificaciones.

Herramientas colaborativas de formación para empresas

Empresas de todos los tamaños pueden utilizar las mejores herramientas colaborativas para generar programas de capacitación permanente para su personal. Las empresas más grandes necesitan formar continuamente a cientos e incluso miles de empleados de distintas filiales. Muchos de ellos usan plataformas de aprendizaje para mantener a los distribuidores, franquicias y otros canales de ventas actualizados sobre los lanzamientos de productos, requerimientos de cumplimiento y más.

Las empresas pequeñas pueden lanzar e-learning para formar a los empleados y desarrollar sus habilidades con menos recursos humanos y costos de formación. Al empoderar a sus empleados con tecnología, las empresas escalan el crecimiento de su negocio y se adaptan al constante mercado cambiante.

¿Qué tareas automatiza un LMS?

Aquí hay algunos casos en los cuales usar un LMS es una buena idea:

1. Inducción

Con un LMS puedes automatizar la inducción de los empleados. Solamente necesitas crear un programa de formación una vez y luego asignarlo a todos los nuevos empleados.

2. Formación en cumplimiento

Un LMS puede ayudarte a mantener a los empleados actualizados con regulaciones de cumplimiento. Con una plataforma de aprendizaje es fácil actualizar el programa de formación ya que puedes agregar nuevos estándares de cumplimiento a tu curso en línea en tan sólo unos pocos minutos.

3. Formación en producto 

Con un LMS puedes formar al personal de ventas y otros profesionales sobre los productos o servicios de tu compañía. El sistema te permite proporcionar formación en producto a tiempo, exactamente después del lanzamiento de nuevos productos y actualizar constantemente  catálogos posteriores.

4. Formación en ventas 

Un LMS puede ayudarte a enseñarle a los representantes de venta en diferentes oficinas y locaciones geográficas a cómo vender mejor. Puedes desarrollar sus habilidades de venta y comunicación con la ayuda de diálogos simulados y cursos SCORM, y evaluar sus conocimientos con pruebas en línea.

5. Formación para socios

Un LMS te permite formar a miles de socios en todo el mundo usando el mismo programa. Puedes fácilmente educar a tus socios sobre cómo mercadear, vender y ofrecer soporte para tus productos.

6. Base de conocimiento

Todo el contenido de aprendizaje es guardado en un lugar. Incluso si los empleados no toman un curso, pueden encontrar fácilmente la información que necesitan en cualquier momento. Esto es especialmente conveniente para empresas que necesitan brindar formación para personal de ventas en una gran variedad de productos.

Otras herramientas colaborativas dentro del LMS

Creación de contenido

Algunas plataformas de aprendizaje tienen un editor incorporado que te permite crear pruebas y cursos sencillos.

Aulas de formación dirigidas por un instructor

Si ofreces aprendizaje mixto, tu LMS debería soportar iniciativas de aprendizaje basadas en el aula (por ejemplo, gestionar los cronogramas del aula, monitorear las asistencias y el desempeño, etc.).

Aprendizaje móvil

La mayoría de los LMS permiten que los aprendices accedan a la formación en cualquier momento, desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Algunos tienen aplicaciones móviles nativas donde los usuarios pueden ver los cursos incluso sin conexión.

Aprendizaje social

Si quieres animar a tus estudiantes a compartir sus conocimientos, necesitas un LMS con herramientas sociales, como redes sociales que te permiten publicar artículos, discutir publicaciones de los colegas, darle me gusta y compartir contenido.
Marca propia y personalización

Con esta funcionalidad de LMS, puedes crear una plataforma de aprendizaje completamente única y mantener la consistencia de la marca en tu experiencia de aprendizaje.

Gamificación

Al usar elementos de gamificación (puntos, premios, calificaciones, insignias y más), puedes mejorar la participación y la motivación de los estudiantes para que aprendan más.

Certificación

Algunas plataformas tienen la opción de generar certificados a los usuarios después de que completan un curso o una prueba. Esto es especialmente útil para empresas que regularmente conducen certificaciones profesionales.
Integraciones

Si quieres mantener los datos de tu empresa sincronizados con un LMS, necesitas un sistema que soporte integraciones de terceras partes, tales como tu CRM de la fuerza de ventas, herramientas de videoconferencia, y otros.

Comercio electrónico

Un LMS con una opción de comercio electrónico permite vender cursos y monitorear ventas sin tener que integrar un comercio electrónico externo.

Notificaciones

Las notificaciones ayudan a los estudiantes a estar al tanto de las cosas: sus finalizaciones de cursos, asignaciones, comentarios, próximos eventos y más.

Foros, redes sociales, repositorios

Algunos LMS ofrecen funcionalidades de aprendizaje social como foros de discusión, redes sociales y repositorios de contenidos

Biblioteca de cursos

Hay plataformas de aprendizaje con una biblioteca incorporada que contiene cursos en línea ya listos cubriendo diferentes temas.

 

 

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